Persondatabeskyttelse

Den 25. maj 2018 træder nye og skrappere regler om beskyttelse af persondata i kraft.

Dette medfører en række krav/forpligtelser for de fysiske/juridiske personer, der indsamler/behandler persondata.

(Persondata i en forening vil typisk være "almindelige persondata" som fornavn, mellemnavn, efternavn, postadresse, foreningsadresse*, telefonnummer, emailadresse og indmeldelsesdato på medlemmerne af foreningen).

Det skal indskærpes, at manglende opfyldelse af lovens bestemmelser er belagt med kraftige sanktioner, så foreningens pligter bør ikke negligeres.

LAD VÆRE MED AT TRO, AT MAN KAN "FLYVE UNDER RADAREN".

Som forening SKAL man igennem denne arbejdsopgave.
Og dette er altså ikke noget PL har fundet på, så lad være med at skyde budbringeren.
Jungletrommerne fortæller i øvrigt, at Datatilsynet er ved at uddanne et større korps af kontrollanter med henblik på at trawle bl.a. "forenings-Danmark" igennem.

PL har skrevet et par artikler om emnet, der har været udgivet i Mit Hus (se nedenfor), og med henblik på at oplyse flest muligt om PL's opfattelse af, hvorledes man som forening kan løfte forpligtelserne, har vi dels indsat links til de pågældende artikler og dels indsat links til nogle skabeloner, som man frit kan tilrette og benytte.

Vores udgangspunkt er taget i, hvad PL forstår som en normal grundejerforening med normale aktiviteter. Dette betyder, at der sagtens kan være et lokalt behov for at tilføje/ændre i skabelonerne, for at disse bliver retvisende i forhold til foreningens aktiviteter og behandling af persondata.

Bemærk at sidste side i skabelonerne giver lidt anvisninger/forklaringer på udfyldelse af skabelonerne. Anvisningerne skal selvfølgelig slettes fra den endelige version.
Sørg for så vidt muligt at have såvel fysisk som elektronisk kopi af jeres forenings materiale, således at det er let tilgængeligt, når Datatilsynet kommer på besøg.

Yderligere informationer herunder henvisninger til lov mv. vil kunne fås på primært Datatilsynets hjemmeside.

Specielt kan tilrådes at gøre sig bekendt med: Vejledning om fortegnelse

Loven som vedtaget 17. maj 2018

* Ved "foreningsadresse" henvises (i PL's jargon) til den adresse, som den pågældende ejendom, som et medlem ejer, har i foreningen. Oftest vil der være sammenfald mellem foreningsadresse og postadresse, men ved f.eks. udlejning vil de være forskellige.

Der er fra Justitsministeriet kommet følgende dokument med ofte stillede spørgsmål

Vi skal gøre opmærksom på følgende:

• Artikler kan efter omstændighederne blive indholdsmæssigt opdateret
• Skabeloner kan efter omstændighederne blive opdateret
• Skabeloner skal under alle omstændigheder tilrettes en forenings lokale forhold.

Skabeloner for foreninger med medlemspligt af foreningen:

• Privatlivspolitik (version 23/04/2018)
• Persondataforordning ("fortegnelse", version 02/05/2018)
• TRO OG LOVE ERKLÆRING (version 23/04/2018)

Skabeloner for foreninger med frilligt medlemsskab af foreningen:

• Privatlivspolitik (version 23/04/2018)
• Persondataforordning ("fortegnelse", version 02/05/2018)
• TRO OG LOVE ERKLÆRING (version 23/04/2018)

"Privatlivspolitik" beskriver det indbyrdes forhold mellem selve foreningen og det enkelte medlem af foreningen. Lad være med at fortvivle, for grundliggende set drejer dette sig kun om at oplyse medlemmerne, at I registrerer deres persondata i minimalt omfang, hvad I benytter data til, hvilke rettigheder, medlemmerne har i forhold til lovgivningen og hvem, de skal kontakte, hvis der er ændringer mv.

"Persondataforordningen" beskriver foreningens interne håndtering af foreningens persondata. Dette bør man heller ikke fortvivle over, for grundliggende set drejer dette sig kun om, at man i bestyrelsen får sat sig ned og overvejet, hvad har vi af data, hvad har vi brug for af data, hvordan bruger vi det internt, bruger vi det egentlig til noget eksternt, og hvordan sikrer vi at gamle data slettes.

TRO OG LOVE ERKLÆRING er foreningens dokumentation for, at data hos tidligere bestyrelsesmedlemmer er slettet. Det er en slags nu-har-vi-gjort-hvad-vi-kan-dokumentation. For de, der underskriver sådanne erklæringer, gælder det dog, at det sker under ansvar. Man skal virkelig have skaffet sig af med foreningens data, inden man underskriver.

Bemærk: For foreninger, hvor der såvel er tale om medlemspligtige medlemmer og frivillige medlemmer, kan der være behov for brug af mere end et sæt skabeloner eller at man sørger for at skrive dem sammen, således at det dækker en beskrivelse af foreningen og hvordan den håndterer de forskellige medlemmer.

Artikler:

• Persondata og foreninger (Mit Hus nr. 2018-01)
• Arkiv og persondata (Mit Hus nr. 2018-01)
• Få slettet medlemslister (Mit Hus nr. 2017-04)
• Persondatalovgivning (Mit Hus nr. 2017-01)
• E-mail og persondata (ikke tidligere publiceret, 02/05/2018)

Lidt om PL's håndtering af persondata

Bemærk at PL vil være kritisk i forhold til dokumentation ved henvendelser.
Vi er forpligtet til at sikre os, at de, der henvender sig, er netop, hvem, de hævder at være, samt at de har de rettigheder til at kunne trække på sekretariatet, som de måtte ønske.

Eksempel:

Det er ikke muligt bare at sende sekretariatet en mail/brev om, at "jeg er ny kasserer for vores forening".

Et sådant skift af kasserer vil kræve yderligere dokumentation, idet en oprettelse som kasserer betyder, at man dermed får adgang til de persondata, som PL behandler på den pågældende forenings vegne.

PL registrerer pt. min. to kontaktpersoner for bestyrelsen i en forening: Formand og kasserer. Herudover kan være tilknyttet administrator for den pågældende forening.

Det er kun de hos PL allerede registrerede kontaktpersoner, der kan berigtige f.eks. ovennævnte situation.

Alternativt kan PL- alt efter omstændighederne - også vurdere dokumentationskravet ud fra en kopi af det generalforsamlingsreferat, hvor det fremgår, at pågældende er valgt til posten. Dette kommer i givet fald nærmere an på en vurdering af referatets "kvalitet".

Vi skal understrege, at

• det alene er de hos PL registrerede kontaktpersoner, der kan få adgang til den pågældende forenings persondata
• det er meget væsentligt, at holde PL ajour med eventuelle ændringer af formand/kasserer/administrator/dataansvarlig.

Velkommen som nyt medlem i en grundejerforening

Måske er dette en lidt vel atypisk placering, men der er relevans i forhold til emnet.

I Mit Hus 2021-01 er der artikel om et "velkomst-skriv", man kan overveje at give nye medlemmer i en forneing. Her er link til vores forslag.