E-mail og persondata

Vi er i PL blevet spurgt om, hvorledes de nye regler for sikkerhed om persondata måtte have indflydelse på en forenings udsendelse af e-mail til foreningens medlemmer.
Vi har ikke lige kunnet lokalisere noget om netop dette emne, men med udgangspunkt i ”den røde tråd” i hele komplekset, må følgende et ekstrakt fra en tidligere artikel passende dække spørgsmålet:

Husk

Hvis man udsender elektronisk materiale til alle medlemmerne på én gang, så bør det som udgangspunkt ske som ”Undisclosed recipients”.
Det bør altså ikke være umiddelbart muligt for de øvrige medlemmer at gøre sig bekendt med de øvrige medlemmers mailadresser.

Undisclosed recipients

En udsendelse til ”Undisclosed recipients” foretager man på følgende måde (Outlook). Først opretter man en fiktiv kontakt i sit mailprogram. Denne kontakt kalder man ”Undisclosed recipients” (for den sags skyld kan man kalde den, hvad man vil). Mailadressen på denne kontakt sætter man til sin egen mailadresse.
Når man senere skal udsende, så vælger man denne kontakt i feltet ”Til…”. Tryk derefter på knappen ”Cc ->”.
På det skærmbillede dukker der nu også en linje op, der benævnes ”Bcc ->”. Det er her, at man indsætter de øvrige modtagere af mailen.
Når mailen herefter modtages af de tiltænkte modtagere, vil de kun kunne se linjen med ”Undisclosed recipients” (eller hvad du nu valgte at kalde den), men ikke de øvrige mailadresser, der har været indsat under ”Bcc ->”.